Newsletter Arbeitsrecht 03/25

Das Bürokratieentlastungsgesetz führt zu Formerleichterungen im Arbeitsrecht. Die für Ihre Praxis wesentlichen Aspekte werden wir im Folgenden beleuchten:

Änderungen im Nachweisgesetz

Nachdem bislang der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen fast ausnahmslos – und bußgeldbewehrt – mittels strenger Schriftform (eigenhändiger Unterschrift) erfolgen musste, ist der Nachweis nun in vielen Fällen in Textform möglich. Damit ist für Arbeitgeber (endlich) der Weg frei, Arbeitsverträge und deren Änderungen rein digital – etwa im PDF-Format – aufzusetzen, per E-Mail zu versenden und von den (künftigen) Arbeitnehmern digital signieren zu lassen.

Als Wermutstropfen bleibt, dass das Gesetz weiterhin nicht unbeachtliche Ausnahmen kennt: So bleibt die strenge Schriftform für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen bestehen, wenn der Mitarbeiter dies verlangt. Zudem hält der Gesetzgeber die strenge Schriftform für bestimmte Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufrecht. Dazu zählen unter anderem zahlreiche und wichtige Branchen wie das Baugewerbe, das Hotel- und Gaststättengewerbe sowie das Logistikgewerbe.

In der praktischen Umsetzung muss der Arbeitgeber den Mitarbeitenden bei Übermittlung der wesentlichen Vertragsbedingungen auffordern, einen Empfangsnachweis abzugeben (§ 2 Abs. 1 S. 2 NachwG). Bei der digitalen Verwendung kann daher eine Lesebestätigung angefordert werden. Alternativ genügt die Aufforderung zur Erteilung eines Empfangsnachweises – ob dieser von dem Mitarbeitenden tatsächlich abgegeben wird, bleibt unbeachtlich. Für die Nachweispflicht nach § 2 NachwG reicht es aus, dass das Dokument dem Arbeitnehmer zugänglich gemacht ist.

Beschränkung der Textform auf die Regelaltersrentenbefristung (§ 41 Abs. 2 SGB VI)

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Textform zudem für Befristungsabreden auf den Eintritt der Regelaltersgrenze für den gesetzlichen Renteneintritt. Damit entfällt ein weiteres Hemmnis, welches bislang zu einem faktischen Schriftformzwang für Arbeitsverträge führte.

Wichtig: Für alle übrigen Befristungsabreden gilt weiterhin das Schriftformerfordernis nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Abseits des allgemeinen Befristungsrechts können bestimmte Vertragsinhalte weiterhin die Einhaltung einer Schriftform erforderlich machen. Hierbei ist insbesondere an die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots zu denken (§ 74 Abs. 1 HGB).

Arbeitnehmer-Überlassungsverträge

Auch Arbeitnehmer-Überlassungsverträge können nach dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz künftig in Textform und damit auch per E-Mail geschlossen werden.

Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse können nach dem neuen Bürokratieentlastungsgesetz mit Einwilligung des Arbeitnehmers statt in Schriftform auch in elektronischer Form erteilt werden. Ist die elektronische Form gem. § 126a BGB vorgegeben, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Der Arbeitgeber muss demnach das Zeugnis mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine durch die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 geregelte Form der elektronischen Signatur, die im Rechtsverkehr die handschriftliche Unterschrift ersetzt. Sie werden von bestimmten Vertrauensdienstanbietern herausgegeben, die von staatlich bestimmten Stellen zertifiziert werden.

Formerleichterungen rund um die Elternzeit in 2025

Weitere Formerleichterungen folgen im Laufe des Jahres 2025. So können Eltern, deren Kinder ab dem 1. Mai 2025 geboren werden, ihren Anspruch auf Elternzeit (§ 16 Abs. 1 BEEG n.F.) sowie ein Verlangen nach Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit in Textform – also etwa per E-Mail – gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen (§§ 15 Abs. 5, 7 BEEG-n.F.). Gleichzeitig ist der Arbeitgeber berechtigt, das Verlangen auf Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit in Textform mit Begründung abzulehnen (§ 15 Abs. 4, 7 BEEG-n.F.).

Wichtig: Für Kinder, die vor dem 1. Mai 2025 geboren werden, bleibt es bei der bisherigen Regelung.

Diese Neuregelung ist für Arbeitgeber zweischneidig, da ein beispielsweise per E-Mail gestellter Antrag leichter übersehen werden kann. Die Mitarbeitenden insbesondere der Personalabteilung, jedoch auch Vorgesetzte, sind daher hinsichtlich der erleichterten Formvorgaben zu sensibilisieren. Bei einer Ablehnung in Textform – etwa per E-Mail – sollte zudem, etwa durch eine Lesebestätigung, der Nachweis der erfolgreichen Zustellung der Ablehnung sichergestellt werden.