EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Handlungsbedarf für Arbeitgeber

Zentrale Pflichten im Überblick:

Objektive, geschlechtsneutrale und nachvollziehbare Vergütungsstrukturen

Beschäftigte, die gleiche oder gleichwertige Tätigkeiten ausüben, müssen grundsätzlich gleich vom Arbeitgeber entlohnt werden. Die Bewertung der Gleichwertigkeit hat anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien zu erfolgen – hierunter fallen Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen, ergänzt um sachlich gerechtfertigte, stellenbezogene Faktoren. Vergütungsstrukturen werden in Zukunft daher klare Maßstäbe gesetzt.

Transparenz bereits im Bewerbungsprozess

Arbeitgeber müssen Bewerbern das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne proaktiv mitteilen, etwa in der Ausschreibung oder vor dem ersten Gespräch. Rückfragen zur vorherigen Vergütung eines Bewerbers sind künftig unzulässig.

Erweiterte Auskunfts- und Informationsrechte

Arbeitgeber sind verpflichtet, Arbeitnehmern künftig nicht nur Auskunft über ihr eigenes Entgelt, sondern auch über die Durchschnittsentgelte vergleichbarer Arbeitnehmer, aufgeschlüsselt nach Geschlechtern, zu geben. Zusätzlich ist arbeitgeberseits jährlich gegenüber allen Arbeitnehmern offenzulegen, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Entgelte festgelegt und fortentwickelt werden. Vertragsklauseln, die die Informationsweitergabe über das eigene Gehalt verbieten, sind unzulässig.

Berichtspflichten zum Gender Pay Gap

Arbeitgeber mit mindestens 250 Beschäftigten müssen bis zum 7. Juni 2027 und danach jährlich einen Bericht zum jeweils vorangegangenen Kalenderjahr bei der noch zu bestimmenden Aufsichtsbehörde einreichen und veröffentlichen. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Beschäftigten berichten ebenfalls bis zum 7. Juni 2027, danach im Dreijahresrhythmus. Für 100 bis 149 Beschäftigte ist die erste Berichterstattung bis zum 7. Juni 2031 vorgesehen, anschließend ebenfalls alle drei Jahre. Unter 100 Beschäftigten ist die Berichterstattung freiwillig. Eine nationale Ausweitung bleibt möglich. Es bleibt abzuwarten, wie sich die Regierungskommission zur Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie hierzu positioniert.

5-%-Schwelle: gemeinsame Entgeltbewertung

Wird im Rahmen der Berichtspflichten in einer Beschäftigtengruppe ein unerklärtes Entgeltgefälle von mindestens 5 % festgestellt, muss binnen sechs Monaten Abhilfe vom Arbeitgeber geschaffen werden oder es ist – soweit vorhanden – gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung durchzuführen.

Umsetzung in der Praxis

Die Richtlinie verlangt branchen- und größenunabhängig ein objektives, geschlechtsneutrales und nachvollziehbares Vergütungssystem. Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen genügen allein nicht mehr. Arbeitgeber die Löhne und Gehälter bislang frei verhandelt haben, oder Entgelte auf Grundlage von Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen gewähren, müssen in Zukunft ist ein dokumentiertes, diskriminierungsfreies Entgeltsystem in ihren Unternehmen implementieren. Zwar bleibt auch nach Inkrafttreten der Richtlinie ein freies Verhandeln von Gehältern möglich, Gehaltabweichungen vom Vergütungssystem müssen jedoch stets kriteriumsbezogen geschlechtsneutral begründet werden können. Arbeitgeber werden daher in Zukunft mit einem erhöhten Begründungsaufwand konfrontiert, um etwaige Gehaltsunterschiede zu rechtfertigen.

Wir empfehlen:

• Bestehende Entgeltstrukturen systematisch evaluieren, Kriterien prüfen und die Ausgangslage belastbar dokumentieren.
• Ein transparentes, diskriminierungsfreies Vergütungssystem entwickeln und verankern – auch bei Tarifbindung.
• Arbeitnehmervertretungen frühzeitig in die Entwicklung eines diskriminierungsfreien Entgeltsystem einbinden und erforderliche Regelungen rechtzeitig verhandeln.

Auch in kleineren und mittleren Unternehmen besteht Handlungsbedarf, denn die wesentlichen Auskunfts- und Transparenzpflichten gelten größenunabhängig. Nur die Berichtspflichten setzen erst ab 100 Beschäftigten ein.

Um ab Juni 2026 rechtssichere Auskünfte zu erteilen und Transparenz zu gewährleisten, sollten Arbeitgeber zudem bereits jetzt ihre Beschäftigtendaten evaluieren und bestehende Vergütungssysteme auf den Prüfstand stellen. Dies gilt besonders, weil Berichte zur Entgelttransparenz bei Unternehmen ab 150 Mitarbeitenden vergangenheitsbezogen auf das Jahr 2026 abstellen.

Risiken bei Untätigkeit

In Streitfällen über Ungleichbehandlungen sieht die Entgelttransparenzrichtlinie eine Beweislastumkehr zu Lasten des Arbeitgebers vor. Der Arbeitgeber muss nachweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt. Ein solcher Nachweis wird nur durch ein belastbares Vergütungssystem zu erbringen sein. Gelingt der Nachweis nicht, drohen Entschädigungsansprüche. Kommen Arbeitgeber ihren Berichtspflichten nicht nach bestehen Risiken hinsichtlich der Festsetzung von Bußgeldern und der Ausschluss von öffentlichen Vergabeverfahren. Die Veröffentlichung von Lohnlücken und Maßnahmen kann die Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt zusätzlich beeinträchtigen.

Fazit

Es besteht Handlungsbedarf für Arbeitgeber. Ohne tragfähiges Vergütungssystem und klare Jobarchitektur wird die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie in Unternehmen in naher Zukunft zunehmend anspruchsvoller. Die frühzeitige Evaluierung von Beschäftigtendaten sowie die Implementierung eines belastbaren Vergütungssystems im Sinne der Richtlinie reduzieren Rechts- und Reputationsrisiken, schaffen Planungssicherheit für 2026/2027 und stärken die eigene Marke als Arbeitgeber – Transparenz kann damit auch zum Wettbewerbsvorteil werden.