Die digitale Personalakte wird Pflicht – was Unternehmen ab Januar 2027 beachten müssen

Gesetzliche Grundlagen der Digitalisierung

Zahlreiche Personalabteilungen arbeiten bereits seit Jahren mit digitalen Systemen. Eine vollständig papierlose Aktenführung war gleichwohl nicht möglich, da das Nachweisgesetz (NachwG) für den Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen die Schriftform nach § 126 BGB vorschrieb und die elektronische Form ausdrücklich ausschloss. In der Folge blieb stets ein Medienbruch bestehen: Trotz digitaler Prozesse bedurfte es am Ende eines eigenhändig unterzeichneten Dokuments.

Das BEG IV beseitigt dieses Hindernis. Für den Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen genügt künftig grundsätzlich die Textform nach § 126b BGB. In der Praxis bedeutet dies, dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger – etwa eine E-Mail oder ein elektronisches Dokument mit Namensnennung des Erklärenden – den gesetzlichen Anforderungen genügt.

Von diesem Grundsatz bestehen zwei Ausnahmen: Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist weiterhin die Schriftform zu wahren. Dasselbe gilt für Arbeitsverhältnisse in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 SchwarzArbG.

Für Arbeitszeugnisse sieht das Gesetz einen differenzierten Ansatz vor: Die bloße Textform reicht hier nicht aus; erforderlich ist mindestens die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Die Erteilung eines Zeugnisses in Papierform bleibt daneben zulässig, ist jedoch nicht mehr zwingend.

Stichtag und Umsetzungsfrist

Die Neuregelungen treten überwiegend am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft. Maßgeblicher Stichtag für die vollständige Umstellung auf eine revisionssichere digitale Personalakte ist der 1. Januar 2027 . Da insbesondere das Digitalisieren historischer Papierbestände erfahrungsgemäß mehrere Monate in Anspruch nimmt, ist eine zeitnahe Projektplanung geboten.

Inhalt der Personalakte

Für das Arbeitsrecht fehlt eine umfassende gesetzliche Definition der Personalakte. Die Rechtsprechung greift daher auf den sogenannten materiellen Personalaktenbegriff zurück: Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Es kommt dabei nicht auf die äußere Bezeichnung oder Zuordnung an; erfasst sind sämtliche Informationen über den Arbeitnehmer, die der Arbeitgeber in gleich welchem System vorhält.

Grundsatz: Keine Pflicht zur Aktenführung – aber Bindung bei freiwilliger Führung

Ein privater Arbeitgeber ist weder nach § 83 BetrVG noch aus vertraglicher Nebenpflicht verpflichtet, eine Personalakte anzulegen. In der Praxis stellt die Aktenführung gleichwohl den Regelfall dar. Entscheidet sich ein Arbeitgeber für das Führen einer Akte, dürfen darin nur Unterlagen enthalten sein, für deren Aufnahme ein sachliches und berechtigtes Interesse besteht und die in einem Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.

Zu einer ordnungsgemäß geführten Personalakte gehören regelmäßig:

• Arbeitsvertrag einschließlich sämtlicher Nachträge und Änderungsvereinbarungen
• Bewerbungsunterlagen der eingestellten Person
• Vergütungsunterlagen, Tarifgruppierung und Einstufungsmitteilungen
• Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
• Abmahnungen
• Formelle Beurteilungen und Zeugnisse
• Unterlagen über Weiterbildungsmaßnahmen
• Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
• Aufzeichnungen über Krankheitszeiten und ärztliche Atteste

Informationen aus dem Privatleben des Arbeitnehmers ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis sind von der Personalakte fernzuhalten. Gleiches gilt für medizinische Unterlagen des Betriebsarztes, die der ärztlichen Schweigepflicht unterliegen, sowie für Prozessakten aus einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer. Die Führung von Geheimakten – also von Aktenbestandteilen, die dem Arbeitnehmer bei Einsichtnahme vorenthalten werden – ist unzulässig.

ACHTUNG: Löschfristen nach der DSGVO

Der Grundsatz der Datensparsamkeit gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO begrenzt die zulässige Aufbewahrungsdauer für personenbezogene Daten auf das zur Zweckerfüllung erforderliche Maß. Daraus ergeben sich konkrete Handlungspflichten: Arbeitszeitnachweise können nach Ablauf der zweijährigen Frist des § 16 Abs. 2 ArbZG gelöscht werden. Unterlagen nach § 29 MuSchG sind zwei Jahre nach Beschäftigungsende aufzubewahren und sodann zu vernichten. Abmahnungen sind zu entfernen, sobald sie ihre Warnfunktion verloren haben und für das Arbeitsverhältnis nicht mehr von Bedeutung sind (vgl. BAG, Urt. v. 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Die Implementierung eines strukturierten Löschkonzepts ist datenschutzrechtlich erforderlich und Gegenstand behördlicher Kontrolle.

Technische und rechtliche Anforderungen an die digitale Akte

Die elektronische Archivierung hat den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu entsprechen. Jedes Dokument muss indexiert, jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Eine unstrukturierte Ablage in einer Cloud-Umgebung ohne Versionierung genügt diesen Anforderungen nicht.

Das eingesetzte Dokumenten-Management-System muss sicherstellen, dass einmal eingestellte Informationen nicht unterdrückt, ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder durch andere Daten ersetzt werden können. Sämtliche Zugriffe und Änderungen sind zu protokollieren.

Vorsicht ist beim ersetzenden Scannen nach der TR-RESISCAN geboten.Die Vernichtung papiergebundener Originaldokumente nach dem Scanvorgang setzt voraus, dass der Digitalisierungsprozess den Vorgaben der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht. Die Richtlinie legt fest, welche Anforderungen an Bildqualität und Prozessdokumentation zu erfüllen sind, damit der Beweiswert des Dokuments erhalten bleibt. Ob der Scanvorgang intern durchgeführt oder an einen spezialisierten Dienstleister vergeben wird, ist im Einzelfall anhand der technischen Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu entscheiden.

Zugriffssteuerung

Die digitale Personalakte ermöglicht eine gegenüber der Papierakte deutlich differenziertere Zugriffssteuerung. Voraussetzung ist ein belastbares Berechtigungskonzept. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen zu beschränken, sämtliche Zugriffe sind zu protokollieren. Automatisierte Löschroutinen gewährleisten, dass Dokumente nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist entfernt werden.

Einsichtsrecht und Betriebsratsbeteiligung

Nach § 83 Abs. 1 Satz 1 BetrVG hat der Arbeitnehmer das Recht, jederzeit in die über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Dieses Recht besteht unabhängig davon, ob im Betrieb ein Betriebsrat gebildet ist. Bei digitaler Aktenführung kann das Einsichtsrecht durch Einräumung eines Lesezugriffs über einen PC oder ein anderes Endgerät erfüllt werden. Ergänzend besteht der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch aus Art. 15 DSGVO, der auch über die formelle Personalakte hinausgehende Informationen erfasst.

Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats (soweit vorhanden) und der Abschluss einer klaren Betriebsvereinbarung sind daher unerlässlich, denn die Einführung einer digitalen Personalakte unterliegt dem zwingenden Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Ein System zur digitalen Aktenführung ist seiner objektiven Eignung nach geeignet, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. In der Betriebsvereinbarung sollten daher insbesondere Zugriffsberechtigungen, technische Sicherheitsmaßnahmen und die Rechte der Arbeitnehmer auf Lesezugriff geregelt werden.

Unsere Handlungsempfehlungen

Zur fristgerechten Umsetzung bis zum 1. Januar 2027 empfehlen sich folgende Maßnahmen:

• Bestandsaufnahme: Sichtung und Bereinigung der bestehenden Papierakten. Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist sind vor dem Scanvorgang zu vernichten.
• Systemauswahl: Auswahl und Implementierung eines GoBD-konformen Dokumenten-Management-Systems mit Versionierung, Zugriffsprotokollierung und automatisierten Löschroutinen.
• Betriebsratsbeteiligung: Frühzeitige Aufnahme von Verhandlungen über eine Betriebsvereinbarung zur Vermeidung späterer Konflikte.
• Schulung: Qualifizierung der Personalverantwortlichen im Umgang mit dem System sowie Information der Belegschaft über das digitale Einsichtsrecht.
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Prüfung, ob die Einführung eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erfordert.

 Der Gesetzgeber hat mit dem BEG IV die Voraussetzungen für eine vollständig digitale Personalverwaltung geschaffen. Die Umstellung ist mit einem nicht unerheblichen organisatorischen Aufwand verbunden, bietet zugleich jedoch die Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen und die datenschutzrechtliche Compliance zu stärken. Unternehmen, die die Umsetzung nicht rechtzeitig abschließen, setzen sich dem Risiko von Beweiswertnachteilen in arbeitsgerichtlichen Verfahren sowie möglichen Bußgeldern wegen Verstößen gegen das Nachweisgesetz aus.